제가 총무 쪽 업무를 살짝 거들게 되면서 알게 된 건데, 상품권을 배부할 때 명단에 이름 적고 사인 받는 절차가 꽤 엄격한 것 같더라고요. 예전에 사무실에서 돌아가며 받을 때는 그냥 툭 건네주던 기억밖에 없어서, 그게 원래 정식 절차였나 싶었습니다.
생각해보면 현금성이 있으니 누가 몇 장 받았는지 기록이 남아야 맞는 것 같기도 한데, 그 종이를 언제까지 보관하는지, 담당자가 바뀌면 인수인계를 어떻게 하는지는 잘 몰라서요. 회사마다 기준이 제각각인 것 같기도 하고요.
다른 회사 다니시는 분들은 어떤 식으로 하시나요? 사인 한 장으로 끝인지, 아니면 결재 라인까지 타고 올라가는 구조인지 궁금합니다. 사람 수가 많아지면 이거 관리하다 하루가 다 갈 것 같은데 다들 노하우 있으실까요.
댓글 2
- 따뜻한겨울
저도 예전에 비슷한 일을 곁에서 본 적이 있는데, 확실히 현금성이 있다 보니 명단에 서명 받는 걸 기본으로 두는 곳이 많더라고요. 다만 보관 기간이나 결재 라인은 회사 규정이나 회계 처리 방식에 따라 제각각이라, 내부 규정집이나 전임 담당자께 직접 확인해보시는 게 제일 정확할 것 같습니다. 인원이 많으면 엑셀로 배부 대장 만들어두고 서명본만 따로 스캔해두는 식으로 정리하시는 분들도 있다고 들었어요.
- 총무맡은사람
저도 정확한 기준은 모르지만, 현금성 자산으로 분류되면 지출결의서에 배부명단을 첨부해서 증빙으로 묶어두는 게 일반적이라고 들었습니다. 보관 기간은 회계 증빙 규정을 따르는 곳도 있고 내부 문서 규정을 따르는 곳도 있어서 회사마다 다를 것 같네요. 혹시 발행번호까지 대장에 같이 적어두시나요? 분실 신고할 때 그게 필요한지가 저도 궁금하네요.